10 Regras de Ouro para realizar um evento corporativo de sucesso – do ponto de vista do cliente
1 – Definir objetivo e budget do evento
Estabelecer o(s) objetivo(s) do evento e o budget que estará disponível.
2 – Definir a lista de convidados
Definir lista de convidados de acordo com os objetivos a serem alcançados.
3 – Montar agenda
Para que o evento se torne relevante, a agenda deve conter assuntos, atrações e tempos pertinentes. No máximo, a cada 2 horas e meia / 3 horas deve haver um intervalo.
4 – Escolher local
Escolher o local que comporte os convidados nos formatos adequados a cumprir os objetivos e agenda do evento.
5 – Comunicação
Enviar comunicação aderente ao público e realizar RSVP para garantir presença e contratações de serviços para o número adequado de participantes.
6 – Orçamentos
Realizar orçamentos com fornecedores de confiança e com referências.
7 – Projeto e Cronograma
Montar projeto e cronograma com todas as etapas envolvidas aprovando com a diretoria.
8 – Operação e Check list
Iniciar a operação e realizar check list contínuo junto à agência/consultoria e fornecedores até o evento ser entregue.
9 – Pagamentos
Acompanhar os pagamentos referentes ao evento garantindo as entregas contratadas.
10 – Pesquisa
Realizar pesquisa pós-evento com os participantes e realizar reunião de debriefing com agências e fornecedores garantindo assim ajustes e um bom fluxo para os demais eventos as serem realizados.
10 Regras de Ouro para realizar um evento corporativo de sucesso – do ponto de vista da agência/consultoria
1 – Reunião de Briefing
É fundamental realizar uma reunião com o cliente, repassando o briefing, esclarecendo as dúvidas e colhendo o máximo de informações possíveis.
2 – Reunião de brainstorming
Realizar uma reunião com as áreas da agência/consultoria envolvidas para discutir os principais pontos do briefing dando início ao planejamento. Estabelecer as ideias que serão seguidas.
3 – Orçamentos
Solicitar orçamento para os fornecedores e parceiros, realizando reuniões, se necessário.
4 – Visita Técnica
Após estabelecidos os locais que serão sugeridos, fazer uma visita técnica em todos para garantir que estão aptos a receber o evento e cumprir as solicitações de briefing.
5 – Projeto
Apresentar projeto, orçamentos e cronograma ao cliente.
6 – Ajustes e aprovação
Realizar os ajustes solicitados pelo cliente, buscar aprovação formal e fechamento de contrato.
7 – Contratação dos fornecedores
Ter um produtor focado em contratar e acompanhar o pagamento dos fornecedores.
8 – Operação, Check list e Passo a Passo
Iniciar a operação, realizar check list contínuo junto aos fornecedores e cliente e montar passo a passo do evento para ser seguido no dia.
9 – Equipe / Passo a Passo
Contratar equipe capacitada para atender o evento no dia, repassar funções e passo a passo do evento.
10 – Evento
É muito importante que no evento, todos os profissionais envolvidos saibam suas funções, que o passo a passo seja seguido, que o cliente seja assistido e acompanhado e que a consultoria esteja sempre a frente para garantir as entregas.
O pós-evento é essencial um debriefing com o cliente para estabelecer os pontos fortes e os de melhoria para os próximos eventos.